Pour en finir avec l’archivage papier des notes de frais

Les entreprises, plus précisément leur service comptabilité, croulent chaque mois sous les tonnes de papier : notes de restaurants, notes de taxis, d’hôtels, de stations-services etc… La gestion et le traitement des notes de frais est depuis toujours une mission fastidieuse qui impose un process relativement lourd pour l’entreprise. Avec la dématérialisation et la prise en charge du traitement des […]

Dématerialisation des notes de frais
Arnauld Dubois
CEO Certigna

Les entreprises, plus précisément leur service comptabilité, croulent chaque mois sous les tonnes de papier : notes de restaurants, notes de taxis, d’hôtels, de stations-services etc… La gestion et le traitement des notes de frais est depuis toujours une mission fastidieuse qui impose un process relativement lourd pour l’entreprise. Avec la dématérialisation et la prise en charge du traitement des notes de frais par un Tiers de confiance, ce temps semble en passe d’être révolu !

Les notes de frais permettent aux salariés de recenser chaque mois les dépenses professionnelles réalisées pour l’exercice de leur activité salariale. Pour que l’employeur puisse réaliser le remboursement en bonne et due forme, les justificatifs d’achats (factures, notes détaillées datées et signées, etc.) de chaque dépense doivent être conservés physiquement. En effet, chaque note de frais doit être accompagnée d’un justificatif, afin d’être soumis à l’URSSAF et à l’administration fiscale en cas de contrôle. Aujourd’hui, l’absence de justificatifs constitue le premier motif de redressement fiscal.

Ainsi, on mesure la quantité importante de documents papier que doit stocker un grand groupe. A l’ère du tout numérique, la gestion de nos notes de frais doit impérativement devenir digitale !

La dématérialisation des notes de frais, une solution 100 % gagnante

Depuis le 1er juillet 2019, les entreprises sont autorisées à numériser l’ensemble des notes de frais de leurs salariés. L’arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier, en application de l’article L243-16 du code de la sécurité sociale. Très concrètement, ce nouvel arrêté supprime officiellement l’obligation de conserver ses justificatifs papiers.

Les notes de frais numérisées seront dès lors plus facilement consultables, le gain de temps sera considérable et le remboursement plus rapide. Cette avancée offre en outre un autre avantage notoire qui est l’optimisation de la vérification, on estime qu’à ce jour, environ 20% des salariés commettent des erreurs.

Si grâce à cette nouvelle législation les avantages sont nombreux pour les entreprises, la mise en œuvre de la dématérialisation doit cependant respecter des règles strictes. L’enjeu de cette dématérialisation est de prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.

En outre, la dématérialisation ne s’arrête pas à la simple digitalisation des notes de frais, elle s’inscrit plus globalement dans un processus complet où chaque étape de la gestion des dépenses et la conservation des documents est dématérialisée.

Un Tiers de confiance pour une numérisation optimale

Pour les entreprises qui souhaitent profiter pleinement des bienfaits de cet arrêté, il est préférable de passer par un Tiers de confiance agréé. En effet, la dématérialisation requiert une traçabilité officielle et sécurisée : la signature électronique (garantissant l’intégrité et l’origine du document), l’horodatage certifié et l’archivage sécurisé.

L’utilisation de la signature électronique optimise et simplifie considérablement les parcours clients, fournisseurs et salariés. Et lorsqu’elle est générée par un certificat numérique délivré par une Autorité de Certification qualifiée, la e-signature a la même valeur probante qu’une signature manuscrite. La signature électronique certifie l’identité du signataire et l’intégrité du document signé. Elle a donc une double utilité par rapport à celle apposée sur un document papier.

L’horodatage certifié consiste à apposer une date fiable sur un fichier et permet de créer une preuve d’antériorité.

L’archivage électronique permet quant à lui de conserver les documents signés et les enveloppes de preuve de manière sécurisée pendant toute leur durée de vie légale.

La note de frais 100% numérique offre donc une garantie en termes de sécurité mais permet aussi un véritable gain de temps pour les entreprises à toutes les étapes de stockage, de saisie, de transmission et de suivi de leurs notes de frais.