Factures électroniques et notes de frais dématérialisées : ce qu’il faut retenir des textes de loi !

Dans leur version numérique, factures et notes frais peuvent avoir valeur de preuve auprès des administrations et de la justice. Avocat à la cour, associé fondateur du cabinet éponyme, Gérard Haas résume ici les conditions clés à respecter.

Factures électroniques

Dématérialisation ou numérisation à la source

Depuis le 26 juin 2014, une ordonnance stipule qu’une facture peut être directement créée au format numérique. Promulgué fin 2016, l’article L-102 B du code de procédure fiscale, complété d’un arrêté du 22 mars 2017, précise que toute facture peut également être dématérialisée. « Les factures numériques peuvent tenir lieu de facture originale, à condition que le client destinataire ait accepté ce mode de facturation, précise Gérard Haas. En amont, l’émetteur de la facture doit donc le stipuler dans ces conditions générales d’utilisation ou dans ces conditions générales de vente ».

Contraintes techniques

Les originaux numériques ou les copies digitales de factures au format PDF ont valeur de preuve à condition que l’entreprise inclue les mentions légales (numéro de facture, date d’émission, identité des parties) et soit capable de garantir :  l’authenticité des factures (quelle est l’identité de l’émetteur, que contiennent les documents, quand ont-ils été créés ?), leur intégrité (en aucune façon ils ne doivent être modifiés, altérés ni dénaturés), leur traçabilité et leur lisibilité dans le temps, c’est à dire leur capacité à être restitués au format PDF ou PDF A3, quels que soient les supports et les formats d’archivage numérique.

Durée de conservation

Dématérialisée ou nativement numérique, une facture doit pouvoir être présentée aux services fiscaux et sociaux durant six ans. « Cette période débute à la date de son inscription dans les registres comptables de l’entreprise, ou bien à la date de sa dématérialisation légale », souligne l’avocat.

Possible ou obligatoire

Il est à noter qu’à compter du 1er janvier 2020, toutes les administrations et établissements publics de France auront obligation d’utiliser uniquement des factures numériques.Au plan européen, les directives du 28 novembre 2006 puis du 13 juillet 2010, relatives aux taxes sur la valeur ajoutée, autorisent l’échange de factures sous forme numérique entre les entreprises de l’Union européenne.

Notes de frais numérisées

Cadre légal

En cas de contrôle de l’URSAFF, les entreprises ont obligation de justifier les remboursements effectués auprès de leurs employés, en étant capables de fournir les originaux (papier ou numériques) jusqu’à six ans après leur édition. Cela concerne également les fiches de paie et « tous documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales », selon l’article L.243-16 du Code de la sécurité sociale.

Faute de produire de tels documents, les entreprises s’exposent à des redressements de cotisations sociales. « Depuis 2017, l’article L102 du code de procédure fiscale confère une valeur probante aux justificatifs de notes de frais dématérialisées, conservées sur supports informatiques », indique Gérard Haas.

Contraintes techniques

Comme dans le cas des factures dématérialisées, la loi exige que les conditions de numérisation garantissent : une reproduction à l’identique (sans recadrage ni modification des couleurs), l’intégrité des documents, leur archivage numérique fiable et leur lisibilité dans le temps (norme ISO 19005-3), associée à un horodatage électronique.

Par ailleurs, l’arrêté du 23 mai 2019 dispose que « Le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et l’archivage numérique sont réalisés dans les conditions et garanties prévues à l’article A. 102 B-2 du Livre des procédures fiscales ». La numérisation des notes frais nécessite ainsi un procédé numérique pour sécuriser le processus. Cela peut se traduire par un cachet serveur respectant au minimum les normes RGS une étoile, une empreinte numérique ou encore une signature électronique.

Le plus de la signature électronique certifiée

« La signature électronique avancée n’est pas obligatoire au sein de l’Union européenne, rappelle Gérard Haas. On peut éditer des factures électroniques et digitaliser des notes de frais sans nécessairement passer par des systèmes de signature et des prestataires de certification. Il est cependant recommandé et avisé de le faire, à l’image des normes AFNOR et ISO qui offrent des gages supplémentaires sur la qualité et le sérieux des organisations ».