Comment réussir votre dématérialisation comptable ?

La dématérialisation comptable est devenu un enjeu fort pour les entreprises. Poussé par l’état à numériser ses documents, le service comptable doit désormais mettre en place et suivre des processus précis

dématérialisation comptable

Les factures et autres documents liés à la gestion comptable n’échappent pas à la grande tendance de la dématérialisation. Pour les entreprises, les avantages sont évidents : réduction des coûts, fluidification du workflow, gain d’espace et gain de temps. Le passage du papier au numérique doit cependant respecter des règles strictes pour assurer la validité légale et fiscale de leurs documents. Tour d’horizon de recommandations pour réussir sa dématérialisation comptable.

L’explosion des données et documents concerne toutes les entreprises, des RH à la comptabilité. Bulletins de paie, notes de frais, contrats, factures, bons de livraison… les services comptables doivent souvent gérer en parallèle documents numériques et papier. De quoi inciter de plus en plus d’entreprises à se lancer dans un processus de dématérialisation systématique. Et ce d’autant plus que l’État encourage ce mouvement.

Pourquoi opter pour la dématérialisation comptable ?

Une forte incitation de l’État à la dématérialisation

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures sous format électronique à leurs clients 

Pour le secteur privé, pas d’obligation mais une forte incitation à la dématérialisation. Au niveau européen, la directive européenne 2001-115-CE, entrée en vigueur le 1er janvier 2004, instaure une équivalence entre la facture numérique et la facture papier. Et la directive 2010/45/EU oblige les administrations fiscales des États membres à reconnaître les factures électroniques, à condition que l’authenticité et l’intégrité du document soient garanties par une signature électronique incluant un système d’horodatage. 

En France, depuis 2015, il est devenu impossible de refuser les factures émises sous forme dématérialisée. D’ici à 2023-2025, la facture électronique devrait complètement remplacer la facture papier et l’envoi de PDF dans les échanges entre entreprise. De quoi inciter plus d’une entreprise à passer à la dématérialisation comptable.

Faire la distinction entre numérisation et dématérialisation juridique

Numériser vos documents ne suffira pas pour leur donner une valeur juridique. Pour cela, il vous faudra assurer :

  • son authenticité, à savoir l’identité de son émetteur. Pour cela il vous faudra utiliser une signature électronique ainsi que l’horodatage.
  • son intégrité : la signature électronique vous permettra de garantir que son contenu n’a pas été altéré.
  • sa lisibilité : vous devrez utiliser des formats standards, tels que le format PDF.

Sécurisation des documents

De plus en plus de documents comptables doivent pouvoir justifier de l’intégrité de leur contenu et de leur authenticité. Grâce au recours à des solutions de signature électronique et d’horodatage, vos documents comptables numériques auront la même valeur juridique que des documents papier et seront parfaitement sécurisés.

La dématérialisation comptable permet en outre d’éviter les inévitables erreurs liées à la saisie manuelle des données. Les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) ou de lecture automatique de documents améliorent sensiblement la qualité d’identification et d’intégration des données.  

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Une solution organisationnelle

La dématérialisation comptable est une solution à l’explosion des données financières et comptables des entreprises. Elle permet de fluidifier le traitement de ces données, et de manière plus générale le fonctionnement de l’entreprise. 

La dématérialisation comptable permet :

  • D’automatiser le processus de facturation,
  • De réduire significativement le coût de traitement des factures. Selon les études, ce gain oscille entre 50 % et 70 % par rapport au traitement de documents papier.
  • D’accélérer le processus de validation interne des factures,
  • De mieux gérer les délais de paiement,
  • D’améliorer la traçabilité et le suivi comptable,
  • D’améliorer l’empreinte environnementale en réduisant les impressions papier.

La dématérialisation comptable correspond en outre à une demande croissante, autant en interne qu’en externe de la part des fournisseurs et clients. 

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Quels documents comptables dématérialiser ?

La dématérialisation comptable a pour avantages non seulement de réduire significativement les coûts mais également les délais de traitement. À ces atouts, s’ajoutent des bénéfices par type de documents comptables dématérialisés. 

DocumentBénéfices
Transactions d’achats et de ventes (contrats, bons de commande, factures…)Sécurisation des données
Protection contre la perte de données
Évite les oublis et réduit le risque d’erreur
Centralisation
Exportation des données facilitée
Notes de fraisFacilité d’accès et centralisation
Meilleure visibilité sur les dépenses 
Évite les oublis et réduit le risque d’erreur
Bulletins de paieArchivage sécurisé 
Accès à tout moment
Répondre aux attentes des salariés, qui pour plus de la moitié souhaitent de passer à la dématérialisation

Comment mettre en place votre dématérialisation comptable ?

  1. Sélection des documents devant être numérisés
    Tous les documents ne méritent pas d’être numérisés. Un travail de sélection est indispensable avant de lancer le processus de dématérialisation. Concentrez-vous sur les documents qui sont les plus consultés, qui sont les plus utiles à vos collaborateurs ou ceux qui ont besoin d’être partagés. 

  2. Processus de dématérialisation comptable
    La dématérialisation nécessite la numérisation des documents qui ne sont pas encore sos format numérique. Pour cela, différentes solutions techniques s’offrent à vous :
    – la numérisation via un scanner classique
    – la numérisation via un scanner complété d’un logiciel de lecture automatique de documents (LAD) qui permet d’identifier et de capturer de données sur des documents. Ces logiciels peuvent, par exemple, lire et transcrire des données manuscrites mais aussi identifier des cases à cocher. Ils facilitent l’extraction et l’intégration des données ainsi que l’indexation des documents.

  3. Sécurisez et certifiez vos documents dématérialisés
    Une solution de signature électronique mais aussi d’horodatage devront être intégrées à ce processus de dématérialisation comptable pour assurer la valeur juridique des documents. Véritable sceau électronique fournit par un tiers de confiance tel que CERTIGNA, l’horodatage permet d’attester de l’existence d’un document à une date et une heure précises. Il garantit aussi l’intégrité des données après cette date.
    Pour en savoir plus sur nos solutions de signature et d’horodatage qualifiées RGS et eIDAS, nos experts répondent à vos questions.

  4. Archiver les documents
    Une fois dématérialisés, vos documents sont stockés de manière sécurisée tout en restant accessibles aux personnes ayant besoin de les consulter et transmettre. Cet archivage peut s’accompagner de la mise en place d’une solution de workflow pour automatiser certaines tâches (comme les processus de validation ou de relance) et améliorer la gestion des flux de documents.